Le montage financier de projets FOAD


Lorsqu’un organisme décide de mettre en place un dispositif de FOAD, il a déjà en tête l’offre de formation idéale qu’il envisage. Un montage financier très juste permettra de garantir le succès et la pérennité du dispositif. L’élaboration du budget prévisionnel est une étape fastidieuse mais ô combien importante. Elle consiste en une série d’estimations et de réajustements successifs afin de parvenir au meilleur équilibre possible entre l’offre de formation idéale et les recettes potentielles du dispositif (ou bien son coût supportable dans le cas d’une formation non commercialisée).

Tout d’abord, il importe de bien définir l’offre de formation idéale que l’on souhaiterait mettre en place : quels services proposer ? Quels supports de formation utiliser ? Quelle équipe de conception, réalisation et animation composer ? (sans nécessairement en définir les coûts pour le moment). En effet, tout projet découle d’une idée maîtresse qu’il est important de bien cerner afin de pouvoir construire un budget prévisionnel. Il faut savoir vers quoi l’on veut tendre et tenter de s’en rapprocher le plus possible.

Ensuite, afin de vérifier la faisabilité ou non du projet, il est nécessaire de bien évaluer les recettes potentielles que le dispositif est susceptible d’engendrer, ou, dans le cas où cette formation n’est pas destinée à être commercialisée, son coût supportable pour l’organisme. Cette étape indispensable permettra ensuite de cadrer le projet en voyant ce qu’il est possible de faire en fonction d’un budget limité. Les recettes potentielles sont de plusieurs sortes. Les plus évidentes sont celles issues des frais de formation que les inscrits paient, mais elles peuvent tout aussi bien être des subventions ou des dotations en matériel ou en ressources humaines que des organismes mettent à disposition d’un projet. Dans notre jargon de la coopération internationale, nous les appelons « sources de valorisation ». Par exemple, si je décide de mettre en place un dispositif de FOAD au Centre Provincial Francophone de Vientiane et que la faculté des Lettres de l’UNL met à disposition de ce projet quelques enseignants qui travailleront (gratuitement pour moi) sur la réalisation des contenus d’apprentissage, cela ne représente pas directement une recette mais doit être pris en compte en ce que cela permet de réduire les dépenses de réalisation pédagogique du dispositif.

Une fois les recettes potentielles évaluées, il convient de dresser un inventaire le plus exhaustif possible des différents postes de dépenses. Ils sont de deux types : les investissements et les frais d’exploitation.

Les investissements, tout d’abord, représentent des charges fixes correspondant aux frais de conception et de production du dispositif. Dans le cadre de dispositifs de FOAD, l’investissement initial est généralement très lourd. Il faut y inclure : conception pédagogique et production des supports de formation (y inclure les droits d’auteurs éventuels), coordination des différentes équipes mobilisées sur le projet (responsables pédagogiques, maquettistes, techniciens, attachés de production, etc.), frais de missions et de déplacement, matériel (par exemple achat d’un serveur, réalisation d’un glassmaster dans le cas de la publication d’un cédérom…), frais de communication (en externe et en interne).

Les frais de fonctionnement ou d’exploitation, ensuite, revêtent une importance cruciale bien qu’ils tendent à être parfois oubliés lors de la réalisation du montage financier. A la différence des investissements, ces dépenses représentent essentiellement des charges variables dans la mesure où elles dépendent du nombre d’inscrits. Elles consistent en : frais de duplication (édition, pressage de cédéroms, etc.), conditionnement et expédition, maintenance informatique, frais pédagogiques (animation des services d’accompagnement en présence et à distance, correction des devoirs…), frais de gestion (location de locaux ou d’équipements notamment pour les moments de regroupement ou les visioconférences par exemple, amortissement des équipements…).

Il me paraît très important d’insister sur le fait que pour que le projet soit viable, il est impératif que le montage financier permette d’anticiper les coûts d’exploitation du dispositif et non seulement sa mise en place. Par exemple, beaucoup de projets TICE omettent de prendre en considération les frais liés à la maintenance informatique du site qui peut pourtant s’avérer très coûteuse et très problématique. D’autres choisissent de réduire leurs frais d’inscription afin d’augmenter le nombre d’inscrits et donc leurs recettes (100 inscrits à 700 € rapporteront en effet plus que 90 inscrits à 750 €), mais ils ne prennent pas en compte le fait que les services d’accompagnement représentent un coût proportionnel au nombre d’inscrits et que les 2 500 € de bénéfice ne seront peut-être pas suffisants pour les financer.

Une fois l’inventaire des postes de dépenses réalisé, il convient de chiffrer au plus juste ces dépenses. Cet exercice n’est pas toujours évident car beaucoup de coûts sont cachés, comme par exemple les frais liés à la coordination du projet. De plus, il n’est pas toujours aisé d’estimer précisément combien d’heures de travail telle ou telle tâche représentera en réalité. Par ailleurs, pendant toute la phase de conception du dispositif, l’organisme doit faire face à une immobilisation de ses capitaux. Plus la conception est longue et plus le retour sur amortissement sera retardé.

Lorsque les dépenses sont chiffrées, il faut les mettre en relation avec les recettes prévisionnelles. Si les chiffres s’équilibrent, tout est parfait ! Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas et il est souvent nécessaire de procéder à des réajustements. N’oublions pas que le budget prévisionnel initial a été établi en fonction d’une offre de formation idéale qui n’est pas nécessairement réalisable d’un point de vue financier ! Les réajustements permettront donc de trouver le meilleur équilibre entre les dépenses et les recettes à prévoir. Par exemple, au moment du montage financier du projet « A l’école de la francophonie[1] » dont je m’occupe, nous avions prévu de réaliser un cédérom. Or, les subventions obtenues n’étant pas à la hauteur de nos besoins initiaux, nous avons finalement opté pour une diffusion en ligne qui est beaucoup moins coûteuse que l’édition, le conditionnement et l’expédition de cédéroms. Nous avons ainsi procédé à de très nombreux réajustements qui ont permis de trouver un bon équilibre entre les subventions obtenues et les dépenses à prévoir.

Pour conclure, il me semble utile d’insister sur le fait qu’un budget mal équilibré met en péril de manière quasi systématique le projet qu’il accompagne. Même dans le cas d’un projet dont l’objectif n’est pas commercial, le montage financier réside au cœur du dispositif. Il mérite donc qu’on lui prête attention.


[1] Plus d’informations sur http://www.ecoledelafrancophonie.com

3 réflexions sur “Le montage financier de projets FOAD

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